Le 5 regole per comunicare cattive notizie

Le cose non vanno sempre come ci aspettavamo. È un dato di fatto della vita lavorativa: a volte gli obiettivi non vengono raggiunti, i progetti sono un fallimento, i clienti non rinnovano, le scadenze stabilite non vengono rispettate, etc.

Qualcuno al capo deve dirlo, se è compito tuo, non puoi perderti queste 5 regole per dare cattive notizie.

Regola 1 Quando e come

Qualsiasi sia la cosa che è andata storta o non è proprio andata, dillo subito, non aspettare.

Non appena ti avvicinerai al tuo capo, lui capirà con uno sguardo che le cattive notizie sono nell’aria,  non farlo stare sulle spine, basteranno una o due frasi per chiarire il tema dell’incontro.

Se   avete la tendenza a infarcire  la comunicazioni con informazioni e dettagli su tutto ciò che avete tentato di fare, sull’impegno profuso e sulle convinzioni pregresse che tutto sarebbe andato per il meglio, rischiate di non essere ascoltati.  Di nuovo, siate concisi e diretti.

Nel momento in cui il tuo capo capirà che qualcosa di spiacevole sta per essergli comunicato, avrà fretta di sapere di cosa si tratta, questo in linea con le emozioni legate all’intolleranza dell’incertezza.

Via il dente, via il dolore

Potresti non essere sempre in grado di fare quello che ti sto per dire, ma se ci sono le condizioni,  non esitare a farlo.  Sarà molto più semplice poi dover comunicare cattive notizie.

Se ritieni che ci potranno essere degli intoppi, che il risultato sarà incerto, delinea tutti i rischi e i potenziali problemi che potranno impedire il risultato desiderato. Attenzione, ribadisco, non è sempre possibile farlo, dovrete capire la situazione, l’interlocutore e valutare se e quando è opportuno intervenire.

Regola 2 Non incolpare gli altri

Non incolpare gli altri, non li devi proprio nominare, se l’obiettivo non è stato raggiunto la responsabilità è tua e te la devi prendere in autonomia.

Se vuoi un consiglio, evita proprio di nominarli, sarebbe un comportamento non professionale ed una frase del tipo:

“Marco ha dimenticato di consegnarmi i report  entro la data prestabilita” suonerebbe molto infantile.

Gli errori sono comprensibili, l’incapacità di prendersi delle responsabilità, no.

Lo so che non puoi controllare gli altri, specialmente se hai un team numeroso, ma puoi controllare la comunicazione con i membri del tuo gruppo di lavoro, per cui:

Buchi la scadenza perché la risorsa alle prime armi non ti ha capito e non ti sei assicurato che il messaggio fosse recepito? Responsabilità tua,  per fortuna ci sono delle tecniche ben precise per assicurarsi che i giovani professionisti comprendano i mandati.

Regola 3 Tu sei il protagonista, nella buona e nella cattiva sorte

La maggior parte delle volte le cose vanno come devono andare (altrimenti 

non saresti più in quel ruolo), in quei momenti  siamo molto bravi nel fare personal branding prendendoci tutti i meriti che ci spettano e sottolineando la centralità delle nostre scelte ed azioni per la riuscita dell’obiettivo.

Quando invece le cose vanno male c’è il rischio di cadere su un tipo di comunicazione per cui, il tuo capo, si sentirà dire che:

  • l’obiettivo non è stato raggiunto;
  • Il cliente è stato perso;
  • La scadenza non verrà rispettata.

Visto che la responsabilità è la tua, riformula:

  • Non ho raggiunto l’obiettivo;
  • Ho perso il cliente;
  • Non ho rispettato la scadenza.

E  può accadere anche di peggio. 

Per esempio se invece di concentrarti sui fatti,  e sull’ammissione che il lavoro è riuscito male e che le valutazioni erano errate, tu esordissi con:

“Abbiamo lavorato duramente per quella gara, avremo dovuto vincerla noi.”

Regola 4 Cosa avrei potuto fare di diverso?

La risposta a questa domanda non può essere dire che hai fatto del tuo meglio.  Ti conviene ripercorrere lo sviluppo della situazione per individuare, capire ed ammettere quale è stato il tuo reale contributo  al risultato finale.

Alcune domande  possono aiutarti a capire quali sono stati i passaggi critici  nel processo 

Un membro del tuo team ha dimenticato di inviarti i dati richiesti. 

  • Era chiara la scadenza? 
  • Ti sei assicurato che avesse tutto ciò che serviva per portare a termine la richiesta? 
  • Vicino alla scadenza, ti sei accertato che stesse tutto andando secondo i piani?
  • Ti sei tenuto un margine di sicurezza per gestire eventuali imprevisti ed evitareosì di bucare la data di consegna?

Se le risposte sono no, allora non hai fatto del tuo meglio e sopratutto quello che era in tuo potere per portare a termine il task, ed stato è questo il motivo dell’insuccesso.

Regola 5: Hai fatto un errore, lo risolverai

Niente drammi! Se hai seguito i primi 4 punti, al tuo capo è chiara la situazione pregressa./ Ora dovrai dirgli cosa farai per risolvere i problemi emersi e nel farlo dovrai essere preciso e realista.

Comunicare  cattive notizie è qualcosa che non vorremmo mai fare, ma se agiamo nel modo  corretto sarà meno peggio di quello che pensiamo e ricorda; le cattive notizie non sono come il vino, non migliorano con il passare del tempo. 

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