5 segreti per una Performance Review Perfetta. Come condurre valutazioni efficaci e di successo

La Performance Review, ovvero la valutazione delle prestazioni professionali, annuale è una parte fondamentale del processo di gestione delle risorse umane. Non solo fornisce un’occasione per discutere i progressi e gli obiettivi del dipendente,  ma consente anche al manager di fornire un supporto per lo sviluppo professionale e, soprattutto, è un ottimo momento per lavorare e continuare a costruire la relazione con il personale. Tuttavia il successo del processo richiede una buona preparazione.

In questo articolo  esploreremo  le 5 attività fondamentali  per affrontare nel migliore dei modi la Performance Review annuale garantendo  il successo per entrambe le parti coinvolte.

Scrivi una email

Non importa se il processo è gestito a livello macro da HR, 

non importa che loro abbiamo già inviato tutte le comunicazioni sul processo, 

non importa se l’appuntamento è calendarizzato, tutto questo non è sufficiente. 

Scrivi una email ai tuoi collaboratori

Quando?  Una settimana prima dell’incontro, 

A chi? A ciascun membro del tuo team per ricordare l’incontro.

Perchè? L’obiettivo è quello di umanizzare un processo che spesso è vissuto con grande angoscia dai collaboratori

Scrivila con il cuore,  segui il tuo stile e non sbaglierai-  Di seguito alcuni concetti che non dovresti escludere dalla tua comunicazione:

  • dovrebbero già saperlo, ma precisa che durante l’incontro ripercorrerete l’anno trascorso e discuterete di cosa farete nell’anno a venire;
  • incoraggiali a prendere visione nuovamente della loro autovalutazione  e avvisali che il giorno prima dell’incontro riceveranno la tua valutazione, così da arrivare preparati all’incontro. Questo, ovviamente, dipende dalla politica aziendale prevista dalla vostra società (io ritengo sia il modo migliore per affrontare l’incontro).

Ricordiamo che l’obiettivo principe della Performance Review annuale è uno sforzo continuo per il costante miglioramento.

Condividi  con loro lo schema dell’incontro e lascia che io condivida con te lo schema che mi sembra più efficace:

    • condividi  un riassunto della performance e degli eventi che hanno caratterizzato l’anno;
    • ,entrando nel vivo della valutazione, inizia dai punti di accordo, ovvero dove valutazione ed autovalutazione coincidono, a seguire i punti di non accordo;
    • chiarisci a monte se l’incontro sarà dedicato a discutere anche degli aspetti economici o meno; evitiamo che il collaboratore si crei delle aspettative sbagliate e si concentri su aspetti che poi non verranno trattati;
    • discussione dei nuovi obiettivi;
    • gestione del tempo: chiarisci che avrete un’ora di tempo e che non sforerete, in caso di necessità sarai disponibile a pianificare un nuovo appuntamento. Più tempo dai, più tempo servirà.

Cosa e come comunicare all’incontro

Questa è la parte più importante del processo, la più difficile e la più trascurata!!!

Nulla deve essere lasciato al caso. 

Punto fondamentale : per sapere cosa comunicare all’incontro dovrai prepararti con un certo anticipo…sì, in anticipo di 365 giorni! L’errore più comune che si fa è di non raccogliere informazioni  sugli avvenimenti che hanno caratterizzato l’anno trascorso.  In questo modo, senza dati ed informazioni puntuali, il meeting verterà sui due mesi antecedenti l’incontro, mesi in cui la risorsa – conscia della valutazione prossima si comporterà molto bene.

Valutazione globale: devi essere pronto a discutere oltre che della performance della persona anche di come il suo rendimento-punteggio complessivo si inserisce nell’organizzazione.

Risultato: la sua performance significa qualche cambiamento in termini di ruolo e responsabilità? Se è così, è in questo momento che ne devi parlare . In base al risultato ed, ovviamente, all’organizzazione aziendale ci potrebbe essere:

  • una promozione
  • una crescita verticale
  • una crescita orizzontale
  • nessun cambiamento

Assicurati di essere titolato per fare promesse di questo tipo, confrontati con l’HR. 

Non sbaglierai nella definizione e preparazione dell’incontro se risponderai a questa semplice domanda: cosa vuoi che la tua risorsa ricordi a un mese dal vostro incontro?

Seleziona pochi elementi e sii incisivo nella tua comunicazione.

L’importanza della location

La scelta del luogo e della modalità  in cui si terrà l’incontro è importante.

Mi dichiaro gran fan dello smartworking, ma la riunione annuale cerchiamo di farla in presenza.

Evita di programmare gli appuntamenti al mattino presto e all’ultimo slot del giorno, permetti alle persone di carburare e di non essere preoccupati di sforare la giornata se hanno impegni familiari non procrastinabili (i bimbi da prendere a scuola per esempio). La cosa fondamentale è che siano al 100 per cento con te, non vogliamo che una  parte della loro attenzione sia dedicata a preoccupazioni extra professionali.

Scegli una sala riunioni dove non verrete disturbati, silenzia il cellulare e mettiti in ascolto dell’altro, anche con il corpo. Evita che il tavolo vi divida, siediti nello stesso lato della tua risorsa..se hai paura che ti mettano le mani al collo ti assicuro che non sarà il tavolo a fermarli…sii audace 😉

Regole di base 

Le regole di base vanno definite in anticipo e condivise, valuta tu quando.  o ti consiglio nella email (punto primo). 

Vediamo quali:

  1. Inizia e termina in orario. 
  2. Benissimo organizzare incontri futuri se non abbiamo terminato tutti i punti di discussione, l’importante è rispettare l’orario concordato.
  3. Educazione, professionalità, nessun attacco personale, mantenere un tono di voce pacato.
  4. Ascolto attivo da parte di entrambi
  5. W LE DOMANDE!
  6. STUCK?  Se vi bloccate su alcuni punti, andate avanti, potrete tornarci in un secondo momento.
  7. No mobile, no distrazioni

Per un supporto maggiore, leggi i miei precedenti articoli:

Quando il Coaching incontra il management. I 5 elementi di successo del coaching prestati al management e perché utilizzarli – Veronica Tomat

Ascoltare è molto più che sentire. Le 5 regole per saper ascoltare – Veronica Tomat

Condivisione del giorno prima

 La cosa migliore da fare il giorno prima dell’incontro di performance review annuale, è inviare al valutato copia degli obiettivi con le tue valutazioni e commenti (se previsti da sistema).

Ancora meglio, consegnarglielo a fine giornata in una busta, chiedendogli  di leggerlo tra le comode mura domestiche a riparo da occhi indiscreti.

Tieni sempre a mente l’obiettivo principale…per ottenerlo serve la  massima attenzione e quel giorno bisogna arrivare molto concentrati e preparati. L’unico modo per far sì che questo accada è condividere. Se vogliamo dirla tutta, è anche poco gradevole chiedere al personale di immergersi nella valutazione davanti a te, in particolare modo se il riscontro non è positivo. Una via di uscita, nell’intimità della propria mente, è sempre gradita e molto rispettosa del feeling degli altri.

Sono abbastanza convinta che, chi non segue questo principio, lo fa perché non vuole che la controparte arrivi preparata e pronta al confronto.  In effetti è molto più semplice prendere le persone contropiede..ma se pensi questo, temo che tu non  abbia capito a cosa serve l’incontro e sarebbe il caso che cambiassi lavoro. Ciao. 

Con una buona preparazione e la capacità di essere obiettivi e coerenti nella valutazione delle prestazioni, i manager possono condurre valutazioni efficaci e obiettive. Speriamo che i consigli elencati in questo articolo ti  possano aiutare a prepararti al meglio per la tua prossima Performance Review annuale  garantendo il successo per entrambe le parti coinvolte.

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